Las 5 mejores apps para fichar en el trabajo

Desde 2019 en España es obligatorio que todas las empresas pongan a disposición de sus empleados un sistema de fichaje de la jornada laboral. Así lo marca el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo que, en concreto, establece que “la empresa garantizará el registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización”. 

Además, es necesario que la organización conserve los registros horarios durante al menos cuatro años y que los ponga “a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”. Sobre los sistemas de fichaje no aclara cuáles debe utilizar la empresa, mientras que sean fidedignos y reflejen con exactitud los fichajes. 

Sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva jornada laboral, esta situación podría cambiar, ya que el Ministerio de Trabajo baraja la posibilidad de hacer obligatorio el registro del horario a través de sistemas digitales únicamente, como forma de garantizar mayor transparencia en el proceso.

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En este listado hemos querido comparar las diferentes características tanto de softwares especializados en el registro horario como aquellos especializados en la gestión de personal y en el tiempo de trabajo de los trabajadores. 

Este tipo de aplicaciones disponen de un alto grado de especialización en este proceso que da a los responsables de RR. HH. gran flexibilidad para configurar el software según las necesidades de la empresa; por su parte, los empleados pueden utilizar un sistema de control horario fácil, intuitivo y adaptado a sus horarios de trabajo. Este es nuestro listado de las mejores app para fichar en el trabajo.

Personio es un software de RR. HH. que cuenta con diferentes módulos de gestión de personal. Entre ellos se encuentra su funcionalidad de registro horario que los empleados pueden utilizar desde cualquier dispositivo como móvil, ordenador o tablet, además de en remoto. El software de Personio está enfocado tanto para pymes como grandes empresas que operan a nivel nacional e internacional, siendo capaz de gestionar un gran volumen de datos.

Su app para fichar en el trabajo se sincroniza con el resto de funcionalidades disponibles como por ejemplo las ausencias, el área de documentos, reclutamiento, formación o el módulo de de nóminas con el que es posible, entre otras cuestiones, compensar de manera automática las horas extras realizadas.

Además de ser una app fácil e intuitiva, su software de control horario destaca por lo siguiente:

• Fichajes simplificados: cada empleado puede entrar a su cuenta de Personio y fichar con tan solo apretar un botón para registrar el inicio de la jornada. Las pausas, así como las salidas, también se anotan de la misma manera, sin necesidad de registrarlas manualmente.

• Aplicación móvil: la app para fichar de Personio también puede usarse desde el móvil de manera que si hay empleados en remoto o que tienen que desplazarse por motivos laborales, también pueden cumplir con la normativa y fichar diariamente.

• Geolocalización: los registros de los empleados pueden incorporar un sistema de geolocalización, que la legislación permite, para saber desde dónde se hacen los fichajes.

• Registro tras olvidos: aunque los managers pueden configurar las posibilidades de fichaje horario, la app permite que, en caso de que un empleado haya olvidado registrar sus horas, pueda hacerlo incluso fuera del horario laboral.

• Reglas de fichaje: la app de Personio permite que los responsables de RR. HH. creen reglas personalizadas para los registros horarios como por ejemplo límites sobre en qué franja se puede fichar o cómo se computan o compensan las horas extras. 

• Aprobación en masa: tanto los managers de equipo como de RR. HH. pueden aprobar los registros horarios de manera masiva, ahorrando una gran cantidad de tiempo en la gestión y el seguimiento de los horarios.

• Visualización de los fichajes: es posible ver los registros que se han hecho de manera semanal, mensual e incluso anual, con el recuento global de las horas extras que se han realizado. 

aTurnos es un completo software de gestión y planificación horaria y de turnos de trabajo. Una de sus funcionalidades destacadas es su app para fichar en el trabajo que permite simplificar este proceso tanto para los empleados como para RR. HH. 

aTurnos da la posibilidad de monitorear las horas trabajadas, detectando cualquier exceso o retraso que se haya producido en el registro de horas respecto a las trabajadas y las programadas. De esta forma, se identifican aspectos como las horas extras, las complementarias o las ausencias que se hayan producido. 

El registro de entradas y salidas se simplifica, ya que se puede hacer a con diversos sistemas de fichaje: a través de la web (con filtrado IP), con tablet (con la identificación del usuario por ID), tarjetas de fichaje, dispositivo móvil y sistemas biométricos. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que los sistemas biométricos como fichar con la huella dactilar, están desaconsejados en España por la AEPD. 

La información de los registros horarios es accesible en todo momento a través de informes y reportes que optimizan la gestión del tiempo de trabajo de toda la plantilla. Además, la información de los horarios y los registros puede exportarse con solo un clic a los sistemas de nómina. También permite utilizar archivos CSV o la propia API de aTurnos para una mejor integración de los datos. 

Los precios de aTurnos son realmente asequibles, desde 1€ por empleado al mes hasta 2€ mensuales por trabajador.

Nivimu es un software que se define como “modular” adaptándose a las necesidades de gestión de personal. Para ello, tiene funcionalidades digitales de desarrollo de talento, análisis de datos, automatización de procesos y organización de recursos. Dentro de este último módulo se encuentra su software de control y registro de la jornada laboral. 

Su app para fichar en el trabajo permite distinguir desde qué dispositivo o sistema se ha hecho el fichaje. Es decir, si se ha utilizado la aplicación móvil, con el ordenador o por reconocimiento facial, entre otros. Además, se sincroniza con la planificación de turnos semanales de trabajo, pudiendo hacer registros en función de los cuadrantes horarios. 

También permite una visualización completa de los fichajes por empleados, por equipos e incluso por oficinas. El sistema genera reportes diarios con el detalle de los registros, de forma que RR. HH. puede guardarlos y conservarlos según establece la normativa. El calendario de registros de toda la empresa y de cada empleado es visible para el área de RR. HH., de forma que se fomenta la transparencia en los registros. 

Aunque no dispone de una prueba gratuita, sí es posible reservar una demo con el equipo de Nivimu para ver su app para fichar en el trabajo sin ningún compromiso. 

También hemos querido incluir en este listado a Woffu, ya que se trata de un software especializado en la gestión del tiempo laboral en las empresas. Su app para fichar en el trabajo es muy completa ya que se sincroniza con su módulo para gestionar vacaciones y ausencias y para planificar turnos de trabajo. 

Con Woffu es posible crear y personalizar políticas horarias de manera sencilla e intuitiva, además de reglas para gestionar las horas extras que se realizan. Por ejemplo, los excesos de jornada pueden configurarse para que queden reflejados como tiempo de cortesía o horas nocturnas, entre otras. También se pueden crear bolsas de horas de trabajo y ajustarlas a los registros que se han hecho.

Otra opción interesante de Woffu es la integración de los datos de los fichajes con las nóminas, evitando posibles incidencias o errores de cálculo. Los fichajes también pueden ser editados por los empleados, por ejemplo para corregir posibles errores de cálculo, así como geolocalizar los registros. Además, los trabajadores pueden recibir notificaciones y alertas como recordatorios de fichaje o modificaciones en sus horarios de trabajo.

Los sistemas de fichaje que ofrece Woffu son muy amplios: por app móvil, con código PIN o QR, con dispositivos físicos como una tablet, o  a través de la web. Todo ello en cumplimiento de la normativa. Su tarifa más básica que incluye fichaje con app móvil, ordenador o tablet es de 1,5€ por usuario al mes. 

Shiftbase se define como un software de planificación y control horario de empleados. Se trata de una herramienta que, por su grado de especialización y facilidad de uso, no podía faltar en este ranking. Su app para fichar en el trabajo. Está especializado en sectores como el de la restauración, hostelería, transporte o venta al por menor, entre otros. 

La particularidad de Shiftbase es que se integra a la perfección con sus sistema de cuadrantes horarios y turnos rotativos. Por eso, es posible comprobar mediante los fichajes qué empleados están trabajando en función del horario que se les haya asignado. Los registros tienen opción de geolocalización e IP y se puede configurar desde qué ubicación deben realizarse. 

Se pueden crear acciones automáticas para ahorrar tiempo y recursos, como por ejemplo recordar a los empleados que fichen sus horas, redondear el número de horas fichadas según el tiempo de trabajo previsto o recibir notificaciones cuando hay retrasos en los fichajes. Shiftbase también cuenta con el sistema “quiosco” que da la opción de fichar in situ en el lugar de trabajo con un dispositivo como una tablet.

Tiene una tarifa gratuita para empresas con menos de 75 empleados; de 3€ por empleado al mes en su plan básico y de 4€ por empleado/mes para su paquete premium.

¡Es hora de digitalizar el departamento de RR. HH.!

Ahora ya sabes cuáles son las consecuencias. Pero, ¿cuáles son los factores de coste que hay que eliminar? En nuestra guía encontrarás todo lo que necesitas saber al respecto.

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Como hemos visto, utilizar una app para fichar en el trabajo es una herramienta muy útil para que los empleados puedan registrar su jornada laboral de forma sencilla y ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos administrativos a la hora de gestionar este proceso.

Además, un software de fichaje laboral aporta los siguientes beneficios a las empresas:

• Cumplimiento normativo: asegura que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones laborales vigentes, evitando sanciones y multas por incumplimiento.

• Facilidad de uso: las apps para fichar en el trabajo permiten una experiencia del usuario fácil e intuitiva con la que las empresas aumentan las posibilidades de que los empleados registren su horario.

• Centralización de los datos: permiten almacenar toda la información de fichajes en un único lugar, facilitando el acceso y la gestión de los datos de manera eficiente.

• Fichajes desde cualquier lugar y momento: los empleados pueden registrar sus horas de trabajo desde cualquier dispositivo y ubicación, favoreciendo la flexibilidad laboral y el teletrabajo.

• Localización de los fichajes: con sistemas de geolocalización incorporados se obtiene un registro de la ubicación en la que se realizan los fichajes, asegurando la precisión y autenticidad de los registros.

• Creación de informes y reportes: la creación de informes detallados y personalizados se realiza automáticamente mejorando la toma de decisiones basada en datos.

• Visualización global de los fichajes: proporciona una visión integral y en tiempo real de los fichajes de toda la empresa de manera global e individualizada, mejorando la gestión de la carga de trabajo y la productividad laboral. 

Como hemos visto, digitalizar el fichaje horario tiene numerosas ventajas para, entre otras cuestiones, garantizar el bienestar laboral de tus empleados y evitar posibles sanciones por incumplimiento de la legislación vigente. 

Prueba el software de Personio de manera gratuita o reserva una demo con nuestro equipo y comprueba de primera mano lo fácil que es comenzar a usar una app para fichar en el trabajo.