¿Cómo gestionar un anticipo de nómina urgente?

Un anticipo de nómina urgente, tal y como indica su nombre, consiste en un importe concreto que la empresa abona a un trabajador en concepto de unos servicios prestados, antes de la fecha habitual de pago de la nómina, para que el empleado en cuestión pueda hacer frente a ciertos imprevistos o situaciones de emergencia.

En otras palabras, un anticipo o adelanto de la nómina consiste en un importe que se avanza al trabajador y es parte de su salario neto. En general, estos anticipos suelen corresponder a un periodo de tiempo ya trabajado, y están contemplados como derecho de los empleados en el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, los convenios colectivos o los acuerdos entre la empresa y los trabajadores también pueden contemplar anticipos por trabajo que se realizará en el futuro.

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En relación con la gestión de los anticipos de nómina urgentes, es importante conocer los siguientes aspectos:

El anticipo de nómina es un derecho y está contemplado en el Estatuto de los Trabajadores, el cual indica lo siguiente: “El trabajador y, con su autorización, sus representantes legales, tendrán derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado”. Por lo tanto, si un trabajador solicita un anticipo de nómina del día 10 de un mes determinado, tendrá derecho a percibir el importe correspondiente al tiempo que lleva trabajado durante dicho mes. Hay convenios colectivos que establecen un porcentaje máximo a adelantar, como puede ser el 90 %.

Por otro lado, los convenios colectivos, así como otros acuerdos firmados por la empresa y los trabajadores al formalizar el contrato, pueden contemplar la posibilidad de cobrar anticipos de nómina por trabajo que aún no se ha realizado.

En el caso de un anticipo de nómina urgente en concepto de trabajo que aún no se ha realizado, es habitual que el convenio colectivo o el acuerdo entre la empresa y el trabajador establezcan unos requisitos determinados. Estos requisitos son diferentes en cada caso, pero pueden incluir, entre otros ejemplos, no tener otros anticipos pendientes o tener una antigüedad determinada en la empresa.

En relación con la devolución de un anticipo de nómina urgente, es importante saber que no se trata de un préstamo, sino que, en la mayoría de los casos, es un importe que se abona en concepto de unos servicios que ya se han prestado, pero antes de la fecha habitual de pago de nóminas. Por lo tanto, lo más habitual es que el importe del anticipo, al llegar a final de mes y calcular la nómina, se descuente de la cantidad total a percibir.

Estas son las principales ventajas que ofrecer anticipos de nómina tiene para la empresa:

• El hecho de ofrecer estas facilidades a los trabajadores es beneficioso para la retención y gestión del talento, ya que esto ayuda a que los empleados se sientan valorados y satisfechos, y contribuye a disminuir el estrés.

• Al mejorar la satisfacción de los empleados, también mejora su productividad y su motivación laboral.

• También son beneficiosos para el employer branding y la imagen de la empresa, y ayudan a aumentar el employee engagement o compromiso de los empleados.

• Como consecuencia de todos estos aspectos, ofrecer anticipos de nómina también ayuda a reducir el absentismo laboral.

Los anticipos de nómina también ofrecen distintos beneficios a los empleados, como son la reducción de la ansiedad y el estrés ante ciertos imprevistos que puedan surgir, o el hecho de que los anticipos de nómina permiten llevar a cabo una mejor planificación de los gastos que los trabajadores deben afrontar.

Para gestionar los anticipos de nómina urgentes de manera adecuada, es recomendable seguir los siguientes pasos:

Como ya se ha comentado, el Estatuto de los Trabajadores contempla los anticipos de nómina en concepto de trabajo ya realizado como un derecho. Sin embargo, las empresas (o ciertos convenios colectivos) también pueden contemplar la posibilidad de realizar anticipos en concepto del trabajo que se realizará en el futuro. En este caso, será indispensable conocer los requisitos y criterios (o establecerlos, si se trata de un acuerdo entre la empresa y los trabajadores) que deberán cumplirse para poder solicitar estos anticipos.

También deberá definirse el proceso que los trabajadores deberán seguir. Es importante que sea un proceso sencillo, de modo que los empleados puedan solicitar los anticipos de nómina urgentes de manera rápida y sin complicaciones. La solicitud debería realizarse por escrito y el Departamento de Recursos Humanos debería gestionarla en el menor tiempo posible.

La empresa deberá comunicar a los trabajadores que tienen derecho a solicitar un anticipo de nómina urgente y también deberá explicar los requisitos, el procedimiento que deberá seguirse, la documentación que deberá presentarse y los distintos plazos asociados al trámite.

Es necesario llevar a cabo un control de los anticipos de nómina que se han realizado y mantener siempre actualizada toda la información de los pagos que se han anticipado, así como los que ya se han descontado de las nóminas y los que aún no. También es recomendable realizar una revisión, de manera periódica, de todo el proceso, los requisitos y las herramientas empleadas, para asegurarse de que la gestión de los anticipos de nómina es la adecuada y beneficia tanto a la organización como a los trabajadores.

Los anticipos de nómina, así como la gestión de este tipo de documentos en general, puede automatizarse mediante la implementación de las herramientas adecuadas. De hecho, es muy recomendable implementar un software que permita agilizar este tipo de procesos, como es el de Personio. La gestión de nóminas es una tarea compleja que implica muchos cálculos y la gestión de muchos datos. Para agilizar esta tarea, es posible emplear una plantilla de nómina en Excel, o bien contar con una herramienta especializada que facilite este tipo de trámites. La automatización de la gestión de nóminas implica numerosos beneficios tanto para la organización, que ahorra tiempo, como para los trabajadores, que pueden consultar y descargar estos documentos en tan solo unos clics.

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Para poder gestionar los anticipos de nómina correctamente es necesario llevar a cabo un control adecuado de los importes que se abonan de forma anticipada y contabilizarlos en la cuenta contable correspondiente. Posteriormente, a final de mes, se descontará este importe de la nómina del trabajador.

Automatizar los anticipos de nómina mediante un software especializado permite interconectar procesos, obtener cálculos precisos y sin errores, asegurarse de que los datos siempre están actualizados y, en términos más generales, agilizar y facilitar la gestión del proceso.