Acuerdo de confidencialidad: ¿qué es y por qué es necesario?

Seguro que todos los profesionales de los Departamentos de Recursos Humanos, así como la gran mayoría de trabajadores, han oído hablar, en alguna ocasión, del concepto de acuerdo de confidencialidad, NDA o non-disclosure agreement, que significa “acuerdo de no divulgación” en inglés. Se trata de un trámite realmente importante para un gran número de empresas, puesto que permite garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos con los que trabaja la organización.

Entonces, ¿qué es un acuerdo de confidencialidad? Un acuerdo de confidencialidad, que también es conocido como un contrato de confidencialidad, es un documento que firman varias partes por el que se comprometen a no compartir ni desvelar una información o unos datos que son considerados sensibles o confidenciales, y a los cuales deberán tener acceso para poder llevar a cabo su trabajo o para poder participar en algún proyecto determinado. Dicho de otra forma, las partes que firman este contrato (normalmente, la empresa y el trabajador) se comprometen a no compartir la información confidencial a la que hace referencia el documento, y a no poner dichos datos a disposición de terceros.

Mientras que, hasta hace unos años, estos tipos de contrato eran habituales en ciertos ámbitos laborales o situaciones determinadas, como la industria del entretenimiento, o casos en los que dos o más empresas iniciaban un negocio conjunto, los acuerdos de confidencialidad cada vez son más habituales, puesto que son muchas las empresas que tratan con datos que son considerados sensibles. Actualmente, tanto pequeñas y medianas empresas como grandes organizaciones internacionales utilizan este tipo de documento, que contribuye a garantizar la protección de datos con los que trabajan en el día a día.

Un acuerdo de confidencialidad es una herramienta indispensable para cualquier empresa, especialmente aquellas que tratan con datos sensibles o datos personales de clientes o proveedores, entre otros ejemplos, puesto que se trata de un procedimiento que permite proteger esta información y garantizar su seguridad.

Hay muchas ocasiones en las que, para que los trabajadores puedan llevar a cabo su trabajo, necesitan tener acceso a datos o información que, por algún motivo, son considerados sensibles, o que no pueden compartirse con terceros. En estos casos, firmar un acuerdo de confidencialidad permite garantizar la seguridad de esta información, puesto que las personas que firman el documento se comprometen a no compartirla a través de ningún medio.

Además, un acuerdo de confidencialidad no solamente permite proteger datos personales, sino también secretos comerciales, fórmulas, datos financieros o información relacionada con los productos que la empresa está diseñando, entre muchos otros ejemplos.

Por otro lado, un acuerdo de confidencialidad también es muy importante porque facilita las negociaciones. En otras palabras, actualmente la mayoría de las negociaciones entre empresas implica compartir información que puede ser considerada sensible o comercial. Algunos ejemplos son los datos financieros, los proyectos o productos que se están desarrollando o los planes estratégicos para conseguir los objetivos. Mediante un acuerdo de confidencialidad, es posible proteger esta información y asegurarse de que ninguna de las partes compartirá los datos con terceros.

No existe una norma determinada en cuanto a las situaciones en las que es necesario firmar un acuerdo de confidencialidad, pero sí hay muchos casos en los que es altamente recomendable. Se trata de los siguientes:

• Situaciones en las que alguna de las partes firmantes debe utilizar o tener acceso a información personal (por ejemplo, de clientes, proveedores u otros trabajadores) y otros datos confidenciales que, además, deben estar protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos.

• Casos en los que alguno de los trabajadores que firman el contrato puedan tener acceso a información de la empresa que, en caso de compartirse con terceros, podría perjudicar al negocio. Algunos ejemplos son planes de crecimiento o estrategias de negocio, información que debe protegerse y que en caso de compartir, por ejemplo, con empresas de la competencia, podría perjudicar a la organización.

• Situaciones en las que los miembros del equipo puedan tener acceso a información sensible o confidencial relacionada con la empresa y su actividad, como pueden ser un producto que está en desarrollo y que todavía no se ha patentado, o datos financieros e información relacionada con la situación económica de la empresa. Un ejemplo sería una empresa que está desarrollando una aplicación móvil que todavía no ha salido al mercado y solicita a los profesionales encargados de las tareas de revisión y control de calidad que firmen un acuerdo de confidencialidad. Esto permitirá garantizar la confidencialidad de la información y que ningún dato relacionado con la aplicación sea compartido con terceras personas.

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Los principales elementos que un acuerdo de confidencialidad siempre debe incluir son los siguientes:

• Quiénes son las partes firmantes, es decir, quién firma el contrato de confidencialidad. Debe incluirse toda la información relevante de dichas personas físicas o jurídicas, como son el domicilio o los datos de contacto.

• La información que se protege mediante el acuerdo de confidencialidad en cuestión, es decir, cuáles son los datos confidenciales que las partes firmantes no podrán compartir.

• Las razones por las cuales es necesario compartir la información considerada sensible o confidencial, es decir, el propósito de la divulgación de los datos confidenciales.

• Los derechos y las obligaciones de cada una de las partes firmantes. Un ejemplo es utilizar la información revelada únicamente para el uso establecido y permitido según el acuerdo de confidencialidad en cuestión.

• La duración del acuerdo de confidencialidad, es decir, el periodo de tiempo durante el cual dicho contrato será vigente.

• Las causas que podrían poner fin al acuerdo de confidencialidad.

• Las consecuencias (ya sean legales o económicas) que podría tener no cumplir el acuerdo de confidencialidad.

• Los sistemas que se emplearán, en caso de que surjan posibles conflictos, para solucionarlos.

• Un aviso de inmunidad, es decir, casos muy determinados en los que, si las partes firmantes revelaran la información considerada confidencial, no serían considerados responsables. Un ejemplo de esto es una investigación judicial.

• La fecha y el lugar de la firma del contrato de confidencialidad.

• La firma de las partes involucradas, que puede realizarse mediante la firma electrónica.

Los profesionales de Recursos Humanos deben saber que no existe una normativa determinada en cuanto a cómo debe realizarse un acuerdo de confidencialidad o qué partes debe contener. Sin embargo, la Oficina Española de Patentes y Marcas dispone de una guía en la que define varios puntos que las organizaciones deberían tener en cuenta al redactar este tipo de documento. Se trata de los siguientes aspectos:

En relación con la obligación de confidencialidad, esta guía explica que este tipo de acuerdo puede establecerse de manera unilateral (si solamente una de las dos partes comparte información confidencial con la otra) o de forma recíproca (si existe una obligación de cumplimiento para ambas partes). Según la guía, es más sencillo conseguir que se firme un acuerdo de confidencialidad cuando implica una obligación por las dos partes.

Igual que sucede con cualquier tipo de contrato, es indispensable definir de manera muy clara el objeto del acuerdo y qué se considera información confidencial. También es esencial tener en cuenta que una de las partes podría no llegar a firmar el acuerdo, por lo que la información confidencial en sí no debe compartirse hasta que el documento esté firmado.

Un acuerdo de confidencialidad establece unos límites en cuanto al uso que las partes firmantes podrán hacer de la información confidencial que se compartirá con estas. Es muy importante que estos límites estén definidos de manera precisa.

Como ya se ha comentado, un acuerdo de confidencialidad debe contener, entre sus diferentes cláusulas, información acerca de qué datos son considerados confidenciales y sensibles y, por lo tanto, deben protegerse y no pueden compartirse. Por otro lado, también se incluye una cláusula en la que se proporciona información sobre las consecuencias legales o económicas que tendría incumplir dicho contrato.

En otras palabras, cuando un empleado firma un contrato de confidencialidad, es informado, mediante dicho documento, de las consecuencias jurídicas que el incumplimiento del acuerdo podría suponer. Además, el hecho de tratarse de un documento formal firmado por ambas partes, que establece qué se considera información confidencial, cuáles son los límites de su uso y qué consecuencias puede tener el incumplimiento del acuerdo, proporciona seguridad a la organización.

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Las consecuencias de romper un contrato de confidencialidad no siempre son las mismas, puesto que, tal y como se ha explicado previamente, cada documento incluye una cláusula con información acerca de qué sucedería en tal caso. Sin embargo, en términos generales, incumplir un acuerdo de confidencialidad puede suponer diferentes tipos de sanciones.

Si la persona que incumple el contrato es un trabajador de la empresa, las consecuencias podrían ser, en función del tipo de incumplimiento, una falta grave en el trabajo o un despido disciplinario, el cual no supone derecho a indemnización por despido. Si se tratase de una persona que ya no trabaja en la empresa, pero el contrato siguiese vigente, la organización podría tomar acciones legales y solicitar al trabajador una indemnización, cuyo importe dependería de cada caso concreto.

En definitiva, las consecuencias exactas del incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad vienen establecidas en dicho documento, que también define los diferentes procedimientos que se llevarían a cabo en tal caso.

Personio es una herramienta especializada que ayuda a los Departamentos de Recursos Humanos a agilizar una gran variedad de tareas del día a día en la empresa. Una de estas funcionalidades consiste en la firma electrónica de documentos digitales de manera sencilla, legal y segura. Gracias a esta opción, los trabajadores pueden firmar documentos como los acuerdos de confidencialidad de manera ágil, sin que sea necesario que el Departamento de Recursos Humanos imprima, envíe y, posteriormente, archive dichos documentos. Se trata de un software de firma electrónica avanzado que permite firmar documentos con validez jurídica, lo cual ayuda a agilizar diferentes trámites durante el proceso de onboarding de nuevos empleados.

Lo más habitual es que firmen un acuerdo de confidencialidad los trabajadores de una empresa, en caso de tener que trabajar con información confidencial o sensible. También lo firman, a menudo, inversores, profesionales colaboradores, proveedores y empresas que colaboran en diferentes proyectos, entre otros ejemplos.

Generalmente, se debe firmar un acuerdo de confidencialidad cuando alguna de las partes firmantes debe trabajar con datos e información que son considerados sensibles y debe garantizarse su seguridad. Algunos ejemplos son datos personales de clientes, información financiera de la empresa o información relacionada con productos que todavía no han salido al mercado, entre otros.

No existe ninguna normativa o ley que determine una duración máxima para este tipo de acuerdos. Mientras que algunos tienen una duración específica (como puede ser dos, cuatro o diez años), otros acuerdos de confidencialidad son de duración indefinida, si se considera que la información que protegen debe permanecer secreta de manera permanente.