9 box grid: una herramienta estratégica para el desarrollo de talento

La 9 box grid es una metodología que permite hacer una evaluación del talento de los empleados que forman parte de la empresa. Es una cuadrícula 3x3 en la que se evalúan los niveles de rendimiento de los empleados y su potencial de crecimiento. 

La 9 box grid es importante porque permite evaluar y gestionar el talento de una empresa. Se aplica a evaluaciones independientes, es decir, por cada trabajador. Persigue detectar en qué punto se encuentra cada uno de ellos para tomar decisiones al respecto. 

Matriz 9 cajas en Excel (9 box grid)

Evalúa las competencias y el potencial de tus empleados con esta matriz de talento de 9 cajas en Excel.

Descarga una matriz de talento de 9 cajas en Excel

Para la 9 box grid se utilizan 9 cuadrantes y dos ejes de coordenadas. El eje Y para el potencial y el eje X para el desempeño. Su representación podría realizarse en tablas de Microsoft Excel con un formato similar al siguiente.

Como hemos explicado, para realizar la matriz 9 box grid hay que evaluar el potencial y el desempeño de los empleados. 

Para evaluar el potencial, hay que tener en cuenta diferentes indicadores que determinan el talento de una persona y su capacidad de crecimiento. Para ello, hay que saber si el empleado tiene iniciativa, ganas de aprender, tiene adaptabilidad, un buen rendimiento o su nivel de compromiso es alto, entre otras cuestiones.

En las evaluaciones de desempeño se mide la productividad, el cumplimiento de los objetivos, la eficiencia y la relación del empleado con la empresa, entre otros. Para un correcto seguimiento, es muy útil contar con software de RR. HH. con funcionalidades específicas que facilitan la realización de las evaluaciones. 

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Para implementar la 9 box grid en una empresa, los pasos son los siguientes: 

Es uno de los ejes principales de la 9 box grid. Hay que realizar una evaluación del desempeño de cada uno de los empleados. A través de encuestas, entrevistas, observación, evaluaciones 360º o calibraciones de talento. 

Es otra de las partes fundamentales del proceso, junto a la anterior, pero es más difícil, ya que son datos algo subjetivos y que pueden variar en el tiempo. Requiere medir el crecimiento, la productividad, expectativas a futuro, eficiencia y adaptabilidad.

Se analizan los datos obtenidos en la evaluación de desempeño y potencial. Se combinan los resultados y se obtienen unos porcentajes. 

Tras la combinación de datos, y con los resultados finales, se incorpora a cada empleado en el perfil que corresponde dentro de la cuadrícula. Esto permite conocer la situación general de la empresa. 

Una vez ubicado cada empleado dentro del perfil que corresponde, es hora de tomar las decisiones para mejorar la situación. Desde despidos, hasta ascensos o llevar a cabo acciones para mejorar la motivación, implementar las responsabilidades, etc. 

El método 9 box grid ofrece diferentes ventajas relacionadas con la toma de decisiones para la mejora empresarial. 

• Es fácil de utilizar y con obtención de resultados inmediatos. 

• Identifica las necesidades en cuanto al crecimiento y desarrollo de los empleados. 

• Detecta las brechas en las competencias de los trabajadores. 

• Ayuda a conocer nuevas oportunidades.

• Potencia la comunicación entre los diferentes rangos jerárquicos de la empresa. 

• Favorece la toma de decisiones: despidos, nuevas contrataciones, ascensos, etc. 

• Los resultados obtenidos son objetivos y precisos siempre que se evalúen correctamente. 

Al utilizar la 9 box grid, los errores más comunes tienen que ver con la baja o nula participación por parte de algunos miembros de la empresa. 

• Falta de objetividad. La obtención de los datos puede tener falta de objetividad si se realiza de forma individual. Tienen que estar implicadas diferentes personas que se encarguen de revisar la información, tanto del Departamento de Recursos Humanos como desde Gerencia. Si se produce falta de objetividad, los resultados serán erróneos y pueden perjudicar el crecimiento de la empresa. 

• No crear distintos niveles. Es frecuente que las empresas analicen a todos los empleados de forma individual, sin hacer distinción por nivel jerárquico, lo que repercute en la fiabilidad de los resultados. Es necesario distinguir según responsabilidades, para obtener conclusiones reales que puedan ser mejoradas. 

• Falta de herramientas. Otro error común es no contar con las herramientas adecuadas, tanto para la obtención de información, como para las evaluaciones. Esto genera pérdidas de información que hace que los resultados no sean fiables. 

• Falta de continuidad. El dibujo que representa una 9 box grid no es estático. Los perfiles que en un determinado momento parecían tener potencial pueden dejar de tenerlo. Las circunstancias de las personas cambian, y hay que analizar qué parte de responsabilidad tiene la empresa en estos posibles cambios. Un seguimiento y actualización de la matriz será, por tanto, fundamental. 

• Súper estrella. Alto potencial y alto desempeño. Son líderes que están capacitados para asumir más responsabilidades. Son perfiles prometedores a los que se les tiene que asegurar su crecimiento para que sigan trabajando en la misma línea y obtener buenos resultados. 

• Futura estrella. Alto potencial y medio desempeño. Están un paso por debajo del anterior. Tienen cualidades de líder, pero aún les falta desarrollo, que puede ganarse con el tiempo. En su área están consolidados, pero su objetivo es asumir nuevos retos para aumentar su desempeño. 

• Estrella en su área. Medio potencial y alto desempeño. En su área es clave, pero necesita mejorar habilidades de liderazgo para ganar responsabilidades.  

• Enigma. Alto potencial y bajo desempeño. Son profesionales con un futuro esperanzador. Es decir, tienen grandes cualidades que favorecen su crecimiento dentro de la empresa. Sin embargo, tienen un desempeño bajo. Normalmente se debe a una mala ubicación del puesto o falta de motivación, entre otros. 

• Profesional clave. Medio potencial y medio desempeño. Son un perfil de profesionales importante porque tienen un futuro prometedor. En este perfil encaja gran parte de las plantillas. Requieren de motivación, más experiencia y formación para su desarrollo empresarial. 

• Profesional fiable. Bajo potencial y alto desempeño. Empleados que conocen la organización y son productivos, pero que no cuentan con las habilidades para desempeñar otro tipo de funciones de mayor rango jerárquico. Con formación en soft skills y liderazgo se pueden crear perfiles de rango ‘Estrella’.

• Dilema. Medio potencial y bajo desempeño. Pertenecen a este perfil los empleados con potencial para crecer, pero cuyo desempeño no va acorde y no es satisfactorio. La solución es muy diversa en cada caso. Estos perfiles pueden requerir formación, tareas más motivadoras o, incluso, un cambio de puesto para mejorar el desempeño.

• Eficiente. Bajo potencial y medio desempeño. En líneas generales, cumplen con su rol dentro de la empresa, pero no se tienen esperanzas en que puedan crecer y asuman roles de mayor responsabilidad. 

• Talento en riesgo. Bajo potencial y bajo desempeño. Es el perfil con peores puntuaciones. Implica tomar medidas de forma inmediata. Se suelen poner fechas para observar mejoría y se intenta mejorar su motivación. Cuando no se observa ninguna mejoría en un plazo de tiempo limitado, se puede llegar a plantear un despido. 

Matriz 9 cajas en Excel (9 box grid)

Evalúa las competencias y el potencial de tus empleados con esta matriz de talento de 9 cajas en Excel.

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Con el software de RR. HH. de Personio es posible implementar una 9 box grid en las empresas. Puedes recabar toda la información de cada empleado e ir creando sus perfiles; reseñar aspectos de cada uno de ellos, como su productividad, efectividad, motivación, etc. Las funcionalidades de Personio para desarrollar evaluaciones de desempeño son claves en este sentido.

Al programarlas y mantenerlas en el tiempo, se puede mejorar el proceso de feedback con los empleados. Con este tipo de software, también se pueden marcar objetivos para evaluar el progreso, entre otras muchas funcionalidades. 

La matriz del talento es otra forma de llamar a la herramienta estratégica de RR. HH. 9 box grid. Sirve para evaluar el rendimiento de los empleados midiendo su potencial y desempeño. 

El área de talento humano puede dividirse en diferentes áreas que tratan de captar y retener talento. Incluye acciones para mejorar el employer branding, la búsqueda de candidatos, el proceso de selección, el proceso de onboarding y el seguimiento del empleado una vez que forma parte de la empresa. 

En esta última fase, se trata de retener el talento y asegurar su formación y desarrollo profesional, y tratando de mantener altos los niveles de motivación. 

Los procesos que forman parte de la gestión del talento humano son los siguientes:

• planificación

• reclutamiento y selección de personal

• onboarding

• desarrollo del talento

• compensación y beneficios

• seguimiento del desarrollo

• retención