Archivos digitales (Expedientes personales digitales)

No existe una ley específica que determine qué información o datos exactos deben incluirse en el expediente digital del empleado. Sin embargo, este tipo de documento sirve para registrar datos relacionados con el trabajador y con la relación laboral entre este y la empresa. Generalmente, es el Departamento de Recursos Humanos quien decide qué información incluir en este documento y cuál es la estructura que el archivo debería seguir.

Personio es una herramienta especializada en tareas de Recursos Humanos que permite a las empresas crear sus atributos y agruparlos en diferentes secciones según sus preferencias e intereses. Algunas de las secciones más populares de Personio son:

• El perfil público, donde se incluyen datos como el nombre o el correo electrónico.

• La información de Recursos Humanos, con datos como la fecha de contratación del trabajador o la duración de su periodo de prueba.

• La información personal, que incluye la fecha de nacimiento y el perfil de LinkedIn del trabajador, entre otros datos.

• La información de la nómina, con información como el NIF o IRPF del trabajador, por ejemplo.

Las empresas tienen la posibilidad de añadir la cantidad de atributos que prefieran en cada sección, y pueden incorporar información relacionada con los datos bancarios, la gestión del talento, el plan de pensiones de la organización o la gestión de las competencias, entre otros. Aquí es posible consultar una lista completa de las secciones y atributos de Personio.

Al implementar los archivos digitales, las empresas pueden disponer de toda la información relacionada con sus trabajadores en tan solo unos clics, lo cual supone un importante ahorro de tiempo frente a los expedientes tradicionales en papel. Las principales ventajas de los archivos digitales son:

• El ahorro de tiempo y de costes en la gestión de los expedientes de los trabajadores.

• Ahorro de espacio en la oficina, puesto que se sustituyen los expedientes en papel por expedientes digitales.

• Optimización de una gran variedad de procesos, tanto en el equipo de Recursos Humanos como en los demás departamentos de la empresa.

• La posibilidad de llevar a cabo análisis para optimizar y desarrollar procesos en tan solo unos clics.

• Un alto nivel de seguridad, garantizado gracias a sistemas de acceso inteligentes.

• Administración simplificada en cuanto a los requisitos para conservar los documentos.

• Acceso a un historial que permite consultar las modificaciones que se han realizado en los documentos.

• Almacenamiento seguro de cara a posibles inspecciones o futuras auditorías.

La reducción de costes en la gestión de diferentes tareas de Recursos Humanos es uno de los principales beneficios de la digitalización de los expedientes de los trabajadores de una empresa. Según los proveedores de soluciones de software integrales para organizaciones de grandes dimensiones, con una media de 4.000 trabajadores, los gastos en relación con los archivos digitales son los siguientes:

• Un coste de 90 céntimos por expediente. Esto incluye el archivo en sí y su almacenamiento seguro. Un almacenamiento seguro es indispensable de cara a posibles futuras auditorías.

• Un coste de 20 céntimos por archivo para la digitalización continua.

Al aumentar la eficiencia del proceso administrativo, disminuyen las necesidades de personal para llevar a cabo la tramitación de los archivos digitales, lo cual significa que la empresa puede destinar más recursos a otras áreas o tareas imprescindibles de Recursos Humanos.

Por otro lado, en cuanto a la inversión del tiempo, se calcula que la tramitación de un expediente tradicional, en formato papel, supone un mínimo de 20 minutos, mientras que la información de los expedientes personales digitales puede localizarse y procesarse en tan solo unos pocos minutos.

Por otro lado, los archivos digitales también suponen una disminución de costes relacionados con el ahorro de espacio y con la gestión de los periodos de conservación de estos documentos.

Conocer y analizar toda la información incluida en un expediente digital personal es indispensable para el Departamento de Recursos Humanos en muchos sentidos. Por ejemplo, es necesario que este equipo tenga información actualizada y detallada sobre las competencias de cada trabajador, su desarrollo profesional y los resultados obtenidos mediante evaluaciones de desempeño, así como otros datos relacionados con aspectos como, por ejemplo, el absentismo laboral.

Estos datos permitirán a la empresa llevar a cabo unos análisis para desarrollar e implementar unas medidas adecuadas que beneficien tanto a la organización como a sus trabajadores. Sin los archivos digitales, este proceso supondría una importante inversión de tiempo. En cambio, al contar con expedientes personales digitales y con la tecnología adecuada, las empresas pueden realizar estos análisis de manera mucho más sencilla y ágil.

La protección de los datos digitalizados es un tema muy actual y del que se ha oído hablar mucho a lo largo de los últimos años. Es importante mencionar que los expedientes personales digitales protegen la información de los trabajadores de mejor manera que los expedientes tradicionales en papel. Esto se debe a un sistema de derechos que impide que personas no autorizadas tengan acceso a estos documentos.

La gestión de derechos de una herramienta moderna cumple con los requisitos de protección de datos establecidos por la ley, y el acceso digital no autorizado requiere unos conocimientos y un esfuerzo realmente elevados. En cambio, los archivos en papel ofrecen un menor nivel de seguridad, puesto que puede resultar más sencillo acceder a los documentos almacenados en una oficina en un momento en el que esta no esté vigilada.

La gestión de derechos para poder acceder a un archivo digital y editarlo puede contribuir significativamente a reducir la carga de trabajo del Departamento de Recursos Humanos de la empresa. Por ejemplo, en una empresa que utiliza expedientes personales en papel, la modificación de la información requiere concertar una reunión y preparar el expediente, mientras que mediante los archivos digitales es el propio trabajador quien puede modificar los datos, lo cual supone un importante ahorro de costes y de tiempo.

Los trabajadores de una empresa únicamente pueden tener acceso a su propio expediente digital, tal y como establece la normativa sobre la protección de datos, mientras que las empresas solo pueden acceder a aquella información de los expedientes de los trabajadores que haya sido liberada legalmente para ser consultada.

Gracias a los derechos de acceso, es posible permitir que los trabajadores editen sus propios datos y lleven a cabo diferentes procesos, como, por ejemplo, la solicitud de las vacaciones. Por otro lado, gracias a la digitalización del proceso de aprobación, la empresa puede eliminar los trámites realizados mediante el papeleo tradicional y aprobar y tramitar vacaciones, ausencias y otras solicitudes con muy poco esfuerzo.

Todos los trabajadores de una empresa tienen derecho a consultar los datos incluidos en su expediente personal. Este proceso puede resultar algo lento cuando se trata de expedientes en papel, ya que una persona del Departamento de Recursos Humanos debe dar al empleado acceso físico a este documento. Sin embargo, la digitalización de los expedientes personales mediante un software especializado permite a los trabajadores consultar sus datos de manera cómoda, en cualquier momento y a través de cualquier ordenador o smartphone con acceso a Internet.

Un expediente de personal, independientemente de su formato, incluye aquellos datos que son importantes para la relación profesional entre el trabajador y la empresa. Normalmente, el contenido de este documento suele incluir información acerca de:

• el contrato laboral

• la formación continua del trabajador

• el permiso de trabajo, en caso de que sea aplicable

• amonestaciones

• el curriculum vitae presentado como parte de la solicitud de trabajo

Es importante saber que, aunque no existe un periodo de conservación obligatorio general del expediente de personal, cada tipo de información o documento que forma parte de este tiene asociado un periodo de conservación diferente.

La protección de los expedientes personales es una obligación para las empresas. Por lo tanto, en el caso de las organizaciones que gestionan estos documentos de manera digital, deben asegurarse de que los servidores donde estos se almacenan cumplen con los requisitos legales en cuanto a protección de datos.

Personio cumple con este requisito de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, y protege los datos de los clientes en servidores de seguridad con certificación ISO, ubicados en Fráncfort. Además, Personio también almacena las copias de seguridad en lugares separados, protegidos contra incendios.

Por otro lado, gracias a la autenticación de dos factores y al diseño eficaz de su sistema de autorizaciones, este software de RR. HH. protege los datos de los trabajadores frente a accesos no autorizados. También incluye otras medidas de seguridad y una conexión cifrada SSL.