¿Por qué los directores de RR.HH. se centran en las tareas equivocadas?

La escasez de profesionales cualificados y el coste de tiempo de la labor de selección son dos de los mayores desafíos actuales. Los responsables están de acuerdo en eso. Los puestos vacantes están ralentizando el crecimiento en muchas empresas. Por lo tanto, sería lógico que RR.HH. asumiera un papel clave en las empresas y estuviera incluido en todas las cuestiones estratégicas. La realidad es distinta.

Ya en 1997, el consultor administrativo Dave Ulrich reformuló el papel de la gestión de RR.HH. con el término “socio empresarial de RR.HH.” con la idea de que el departamento de RR.HH. debe evolucionar, pasar de ser un proveedor de servicios internos a trabajar como un socio de la dirección. Debería trabajar principalmente en cuestiones estratégicas y contribuir a la creación de valor: liderar en lugar de simplemente administrar.

El modelo de “socio empresarial de RR.HH.” describe en teoría lo que muchos profesionales de RR.HH. desean actualmente: escapar de la rueda de hámster que representan los quehaceres diarios y las pequeñas tareas administrativas. En cambio, les gustaría trabajar en cuestiones estratégicas y tener voz en el futuro de su empresa.

Los profesionales de RR.HH. saben exactamente dónde deben poner el foco de su trabajo hoy en día. En el estudio “Recruiting Trends 2017” (“Tendencias de reclutamiento 2017”) se preguntó a los departamentos de RR.HH. de 297 empresas: ¿qué temas deberían ser los principales en la agenda de un departamento de RR.HH.?

La lista de las respuestas más repetidas es en sí misma un listado de las principales tendencias en RR.HH., que incluye la retención y la selección de empleados, el branding del empleador y la gestión del talento. También se mencionaron temas algo menos evidentes, como la mejora de la cultura corporativa y de gestión o el aumento de la flexibilidad de las estructuras de trabajo.

Un estudio adicional titulado “Gestión innovadora de RR.HH.” confirma que los departamentos de RR.HH. son conscientes de dónde están los desafíos para los próximos años. El 62% de los directores de RR.HH. encuestados estaban de acuerdo en que adaptar la estrategia de RR.HH. a las necesidades dinámicas de la empresa es un desafío (muy) grande. Si se trata de seleccionar empleados y responsables cualificados, el 77% cree que este es el caso. Para el branding del empleador, aún desconocido para muchas empresas medianas, coincidieron más de la mitad.

Sin embargo, estos estudios solo reflejan en realidad una cara de la moneda, como lo demuestra el trabajo diario de los departamentos de RR.HH. y el análisis de otros estudios. El deseo y la realidad, la autopercepción y la percepción externa, están a veces muy distantes.

Una encuesta realizada en 2012 por la Universidad de Ciencias Aplicadas de Coblenza (Alemania) arrojó como resultado que a los directores de RR.HH. les gusta verse a sí mismos como socios estratégicos o socios empresariales de RR.HH. del resto de departamentos. Por el contrario, el 70% de los clientes internos de RR.HH., es decir, los directores de otros departamentos, veían a los departamentos de RR.HH. simplemente como “expertos administrativos”.

Un estudio de 2013 muestra una imagen similar: de los 158 directores y gerentes encuestados, el 67% estaba satisfecho con el trabajo del departamento de RR.HH.. Sin embargo, cuando las tareas estratégicas y de creación de valor se consideraron por separado, la cosa cambió. Solo el 17% de los encargados de la toma de decisiones consideran que el departamento de RR.HH. es “muy competente” en la búsqueda y desarrollo de “responsables cualificados y competentes”; con respecto a “empleados dedicados y comprometidos”, el resultado fue un 18%.

¿Han cambiado significativamente estos hallazgos en los últimos cuatro años? La consultoría de gestión Kienbaum y la Asociación Alemana para la Gestión de Recursos Humanos han estado investigando el papel de los RR.HH. en las empresas durante más de 15 años. También han encontrado un desequilibrio a favor de las actividades operativas y administrativas de RR.HH..

En el estudio actual “HR Strategy & Organization 2017” (“Estrategia y Organización de RR.HH. 2017”) afirman: “En comparación con los resultados del estudio 2012/2013, solo ha habido una mejora parcial. […] En términos de añadir valor, los RR.HH. han progresado poco”. En resumen: en los últimos años, se ha avanzado poco en el objetivo de centrarse más en cuestiones estratégicas de RR.HH. orientadas al futuro.

Enfoque en las tareas estratégicas de RR.HH.

Normalmente son las tareas administrativas las que impiden a RRHH hacer un trabajo estratégico. El software puede ayudar aquí, permitiendo a RRHH concentrarse en temas más importantes.

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Los profesionales de los RR.HH. no están haciendo un mal trabajo, sino todo lo contrario. Simplemente están demasiado absorbidos por las tareas diarias y las actividades rutinarias. Administran actividades en lugar de darles forma. Están concentrados en las tareas equivocadas.

El estudio de Kienbaum mencionado anteriormente descubrió que, de promedio, el 39% de los recursos del departamento de RR.HH. se dedica únicamente a operaciones de servicio, a actividades puramente administrativas. Una proporción óptima sería solo del 15 al 25%, es decir, aproximadamente la mitad. Dos tercios de las empresas encuestadas son de más de 500 empleados. En las empresas más pequeñas, la proporción de recursos dedicados a tareas administrativas es probable que sea significativamente mayor.

Mientras tanto, los responsables de la toma de decisiones de RR.HH. han reconocido el problema. En un sondeo reciente, la mitad de los encuestados dijo que tenían muy poco tiempo para actividades estratégicas, como la gestión del talento. La razón a la que alegaban era la multitud de tareas administrativas.

Si los directores de RR.HH. ya sienten que dedican demasiado tiempo a las tareas cotidianas, ¿qué pensarán los empleados de RR.HH. de niveles inferiores? En las pequeñas y medianas empresas, un pequeño departamento de RR.HH., a veces una sola persona, es responsable de todo el trabajo de RR.HH.. Con demasiada frecuencia, su jornada laboral consiste en actividades como:

• Cálculo y seguimiento de horas de trabajo, días libres y vacaciones 

• Administración y actualización de datos fundamentales de empleados

• Mantenimiento de registros de RR.HH.

• Preparar las nóminas o generarlas por completo

• Publicación de ofertas de empleo

• Administración de solicitudes entrantes de candidatos

• Redacción de contratos, rescisiones, avisos y referencias

• Aprobación de programas de formación

• Control de costes de RR.HH.

En concreto, a los profesionales de RR.HH. les gustaría tener ayuda para gestionar tareas rutinarias recurrentes. La gestión de datos o el seguimiento de asistencia requieren mucha mano de obra y es algo que debe realizarse, pero no es algo que contribuya al éxito de la empresa.

El software de RR.HH. de Smart es el primer paso para los profesionales de los RR.HH. que desean dedicar más tiempo a asuntos orientados al futuro. En una encuesta interna a 96 clientes de Personio, el 70% de ellos mencionó la gestión de los días libres y las vacaciones y los datos fundamentales de empleados respectivamente como las funciones más importantes del software de RR.HH. El solo hecho de tener apoyo para lidiar con estas actividades aparentemente triviales, ya es una gran ayuda.

Con el software de RR.HH., muchas tareas se pueden acelerar o automatizar por completo. Los empleados pueden usar las funciones de autoservicio para consultar sus horas de trabajo y días libres de forma independiente, verificar cuántos días libres les quedan o agregar sus nuevos datos bancarios al sistema. En muchos casos, será innecesario ir al despacho de RR.HH. y duplicar datos.

Sin embargo, cuando se trata de digitalización y automatización, la mayoría de los departamentos de RR.HH. tienen mucho por hacer para ponerse al día. Según el estudio “Today’s State of Work: At the Breaking Point” (“Estado actual del trabajo: en el punto de ruptura”) de ServiceNow, solo el 30% de los servicios del departamento de RR.HH. están automatizados. En las pequeñas y medianas empresas, el uso de software de RR.HH. no es necesariamente una cuestión de rutina, excepto quizá para las nóminas. Para dos tercios de nuestros clientes, Personio es su primera experiencia utilizando un software de RR.HH.. Anteriormente, lo hacían todo a mano con hojas de cálculo de Excel y otras soluciones provisionales.

Los estudios actuales han demostrado que los profesionales de los RR.HH. saben lo que es importante y qué temas son relevantes ahora y para el futuro: seleccionar y retener empleados, el branding del empleador, la cultura corporativa, los modelos de trabajo flexibles, etc. En gran medida, la dificultad está en la implementación, ya que el día a día en su trabajo está dominado por las tareas administrativas y el trabajo rutinario.

Los directores de RR.HH. no son completamente responsables de este problema, ni son los únicos que lo sufren. Casi todas las áreas “sufren” debido a demasiadas tareas cotidianas. Sin embargo, en vista de la escasez de habilidades y la inmensa importancia de los asuntos de RR.HH., este departamento está especialmente sometido a desafíos, a pesar de que asegura el futuro de nuestras empresas.