PersonioFlex: así desarrollamos nuestro modelo híbrido

Al final, la única constante en la vida es el cambio. Solo hay que ver cómo ha variado la forma de trabajar desde que comenzó la pandemia.

El trabajo de oficina pasó a realizarse desde casa y, cuando se pudo volver a viajar, empezaron a ganar terreno modelos como el teletrabajo o el “smart working”. Ahora estamos ante otra transformación: el trabajo híbrido.

Según un reciente estudio de Robert Half, el 86% de los ejecutivos del Reino Unido consideran obligatorios los modelos de trabajo híbridos. Y la percepción de los empleados es similar: el 83 % de los trabajadores prefiere un modelo híbrido que les permita trabajar en remoto durante al menos una cuarta parte de su horario laboral.

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En Personio, ya teníamos un horario de trabajo bastante flexible antes de la Covid-19, aunque era más informal y dependía de cada equipo. Al tener que trabajar desde casa durante la pandemia, descubrimos que la flexibilidad era buena para nosotros: seguimos creciendo, ampliando nuestro equipo y desarrollando nuevos productos.Y atribuimos esta mayor productividad y eficacia al hecho de que nuestros empleados pudieron trabajar acorde a sus preferencias.

Con PersonioFlex queríamos combinar lo mejor de ambos mundos. Nuestro modelo híbrido se basa tanto en nuestra cultura como en las necesidades de nuestros empleados. Algunos necesitan paz y tranquilidad para concentrarse y otros prefieren un espacio más colaborativo.

Que los empleados puedan elegir dónde quieren trabajar es importante. Según nuestro último estudio, el 42 % de los encuestados en toda Europa afirmaron estar dispuestos a cambiar de empleo en los siguientes 6-12 meses. Dedicando tiempo a las necesidades del equipo, motivas, empoderas y fidelizas a tu capital humano.

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Con PersonioFlex queríamos romper moldes y lo primero que hicimos fue estudiar la ley que regula el teletrabajo para definir cuál era nuestro margen de actuación.

A continuación, identificamos las necesidades de la empresa y las desglosamos por país, oficina, departamento, equipo y grupo de proyecto. Así pudimos definir el marco de nuestro modelo y atender las necesidades específicas en el seno de la organización.

Principalmente, yo describiría nuestro modelo como un modelo híbrido que alienta a los equipos a utilizar las oficinas, pero con la libertad de poder trabajar desde casa si así lo desean.

Y es que para nosotros una modalidad de trabajo 100 % remoto no era viable porque la colaboración, ya sea profesional o informal junto a la máquina de café, ayuda a crear una sensación de comunidad que beneficia a nuestra cultura y que es, a su vez, la razón de nuestro éxito.

Ahora que ya conoces un poco más nuestro modelo y cómo hemos llegado hasta aquí, estos son los tres consejos que le daría a cualquier persona que quisiera desarrollar un modelo de trabajo híbrido para su organización:

1. Incorpora tu cultura y visión empresarial: no sigas las tendencias a ciegas e integra el modelo de trabajo híbrido en tu cultura corporativa. Asegúrate de que sea un modelo que funcione a largo plazo y esté en consonancia con los objetivos y principios de tu empresa.

2. Recopila información: comienza por recabar opiniones de los compañeros, equipos y departamentos, y establece la cantidad máxima de feedback que necesitas (de lo contrario, entrarás en un bucle infinito). A continuación, comparte tu experiencia con otras empresas y recopila las mejores prácticas.

3. Tómate tu tiempo: en Personio queríamos evitar copiar y seguir un modelo ajeno, porque no es nuestro estilo y va en contra de nuestra máxima #BeDiligent (sé diligente). Encontrar la fórmula que se adapte a las particularidades de tu empresa es importante, por lo que debes invertir tiempo en su diseño e implantación.

Ahora que tienes tu modelo de trabajo híbrido ya puedes relajarte ¿verdad? Por desgracia, no es tan sencillo. Gran parte del trabajo es integrar con éxito el modelo en el día a día de tu empresa.

Para ello, debes tener en cuenta estos tres pasos:

1. Prepara a tus líderes

Liderar a los empleados en un modelo de trabajo híbrido no es tarea fácil. Por eso, llegado el momento, debes formar a tus gerentes para que lideren a los empleados sin problemas y encuentren la modalidad que se adapte a las necesidades de sus equipos y departamentos.

2. Comunicación y documentación

Contar con una comunicación clara y con la documentación adecuada también es importante y te ayudará a responder a las siguientes preguntas:

• ¿Quién puede trabajar desde otra ubicación y cuándo? ¿Durante cuánto tiempo?

• ¿Qué hay que tener en cuenta para trabajar desde el extranjero?

• ¿Qué documentos se necesitan?

En Personio hemos agrupado toda la información, incluida nuestra política de protección de datos, en un solo lugar para que los empleados puedan acceder a ella en todo momento.

3. Planificación de los espacios de trabajo

Las oficinas deben estar preparadas para adoptar el modelo híbrido. Para ello, es necesario invertir en equipos audiovisuales como auriculares, proyectores, etc.

En Personio hemos reducido actualmente el número de mesas y de áreas reservadas para departamentos específicos y, en su lugar, hemos creado más salas de reuniones, lugares de colaboración y “cabinas telefónicas” para poder llamar sin interrupciones.

En mi opinión, el futuro laboral pasa por modelos de trabajo híbridos y flexibles. Nuestra responsabilidad como profesionales de RR. HH. es dar a los empleados un espacio que les permita ser productivos y creativos, y que encaje con su forma de trabajar.

También es importante que los gerentes de RR. HH. se centren en la digitalización del departamento. A fin de cuentas, para poder implantar un modelo de trabajo flexible es necesario contar con procesos digitales integrados que permitan trabajar desde casi cualquier lugar. Esto aliviará su carga de trabajo y les permitirá desarrollar un pensamiento verdaderamente innovador.