¿Demasiado digital? Cuando las herramientas se convierten en un problema

Muchos días parece que no salimos de Zoom. Entre las reuniones de la mañana, los descansos para el café, las presentaciones e incluso el afterwork de después estamos más conectados a internet que nunca y empieza a pasarnos factura.

La fatiga digital es real y puede ser perjudicial para tus empleados. Un buen punto de partida para intentar combatirla es:

• Reducir el número de reuniones.

• Incorporar descansos entre reunión y reunión.

• Ofrecer programas de bienestar a los empleados.

• Diseñar procesos que maximicen la eficacia.

Sin duda, todos son buenos consejos, pero en este artículo quiero centrarme en el último punto. ¿Cómo diseñar procesos que maximicen la eficacia? Pues bien, no podemos hablar de eficacia sin abordar primero la fragmentación de la atención.

La idea que subyace a este concepto es que incluso una pequeña interrupción (término que analizaré más adelante) genera una serie de distracciones que captan y dispersan tu atención, y hacen que te cueste retomar la concentración.

Teniendo en cuenta que actualmente la mayor parte de nuestro trabajo se realiza en línea, nuestra atención no solo es el activo más valioso, sino el que más peligra. Necesitamos tiempo para concentrarnos en nuestro trabajo, pero cada vez nos vemos expuestos a más interrupciones.

Esto es importante porque necesitas centrar tu atención para ser productivo y esta pérdida de concentración se paga, tanto a nivel psicológico como empresarial. Todo empieza con lo que yo llamo “microinterrupciones”.

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Imagina que estás trabajando delante del ordenador, con la máxima concentración y de repente te salta una notificación para que comentes una importante presentación.

Después recibes un correo electrónico con una evaluación de desempeño que debes completar. Luego te suena el móvil o tienes que revisar un montón de solicitudes de vacaciones…

Todas estas distracciones te desconcentran y no te dejan hacer tu trabajo. Son microinterrupciones que, aunque parezcan pequeñas, en conjunto suman y te hacen perder mucho tiempo. Y el efecto se acumular hasta afectar a toda la empresa.

De hecho, ¿sabías que se pueden cuantificar? Se calcula que cada microinterrupción supone aproximadamente 20 minutos si tenemos en cuenta el tiempo que nos quita de hacer otras tareas.

Así, tres microinterrupciones equivalen a una hora de trabajo perdida y con doce, la mañana acaba siendo totalmente improductiva. Al final, estas pequeñas interrupciones no lo son tanto cuando se suman.

Porque, si bien la tecnología tiene ventajas increíbles, tu ecosistema tecnológico y tus formas de trabajar pueden no estar bien diseñados para sacar el máximo partido de tu capital humano.

Esto puede tener consecuencias perjudiciales para tus empleados. Sentimientos como la frustración, el estrés y el desgaste sin duda merman tu potencial productivo.

La tecnología te puede ayudar en casi todos los aspectos de tu trabajo, pero un exceso de tecnología puede tener el efecto contrario:

• Demasiadas soluciones.

• Demasiados inicios de sesión.

• Demasiado tiempo alternando entre las diferentes herramientas.

Todo esto te dispersa muchísimo. El simple hecho de tener que alternar entre una plataforma y otra ya es en sí una microinterrupción. Son 20 minutos en los que pierdes la concentración para realizar una simple tarea como puede ser una aprobación o comentario.

Y lo que es peor, nos acostumbramos a dividir la atención e invertir nuestro tiempo en esas tareas superficiales sin llegar nunca a conseguir la eficacia necesaria para poder centrarnos en resolver los problemas de verdad.

Piensa en todas las diferentes aplicaciones con las que un empleado trabaja, en un día cualquiera, en tu organización.

Un trabajador puede estar registrando su jornada laboral; un responsable de contratación, entrando en su herramienta de reclutamiento; un directivo, haciendo una formación en línea o llevando a cabo una revisión del rendimiento. Otra persona puede estar enviando un informe de gastos.

Las posibilidades son infinitas y esto es solo la punta del iceberg. Por tanto, si queremos gestionar esa atención dividida, tenemos que pensar en herramientas que nos permitan centralizar y optimizar los flujos de trabajo para así minimizar las interrupciones.

Antes de elegir una nueva solución, debes preguntarte lo siguiente:

• ¿Se trata de una tecnología aislada, de otro lugar para iniciar sesión o de otra experiencia de usuario más?

• ¿Distrae y envía constantemente notificaciones al personal (microinterrupciones)?

• ¿Es demasiado restrictiva y obliga a trabajar de una determinada manera?

• ¿Es relevante y aporta valor a los empleados que tienen que utilizarla?

Para que los empleados adopten de buen grado una nueva solución, es fundamental centrarse en las ventajas personales que les aporta, por ejemplo, en el tiempo que les ahorra. Esto hará que utilicen la solución no porque es obligatorio, sino porque aporta valor a su trabajo.

El problema es que, en ocasiones, les pedimos que utilicen demasiadas herramientas y esto conlleva aún más distracciones e interrupciones que les impiden realizar un trabajo productivo y de calidad.

Por tanto, si queremos aumentar la productividad, no basta con digitalizar simplemente el trabajo, sino que tenemos que añadir el componente humano a la ecuación. Para que dé resultado, hay que utilizar las herramientas adecuadas que nos permitan diseñar flujos de trabajo centrados en las personas.

Es la única forma de conseguir que las soluciones sean precisamente eso: soluciones. Herramientas que ayuden al empleado y le permitan liberar todo su potencial.