Cómo convencer a tu CEO para implantar un software de RR. HH.

Saber a qué te enfrentas es la mitad de la batalla y sienta las bases para defender tu postura. Por tanto, el primer paso es entender lo que realmente quieren los jefes: quieren que no les molesten con detalles de RR. HH o problemas administrativos. Quieren asegurarse de que la empresa tiene el futuro asegurado, y eso significa reducir costes, incrementar la eficiencia y evitar riesgos legales. Quieren más ingresos, y para conseguirlos, necesitan a los empleados “adecuados” (en otras palabras, eficientes, productivos y fieles), que se comprometan con la empresa a largo plazo.

¿Crees que los procesos existentes están poniendo esto en peligro? En ese caso, sé honesto con tu jefe y díselo, porque es la única manera de conseguir que te escuche. Lo que no quiere es encontrarse con costes adicionales, riesgos legales e informes con errores que puedan llevar a tomar malas decisiones.

De gestor de RR. HH. a socio estratégico

Líbrate de las tareas administrativas: tienes cosas más importantes que hacer. Personio te ayuda a conseguirlo.

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Necesitas hacer hincapié siempre en esto: sin los procesos adecuados y el software idóneo para darles soporte, no es posible conseguir los objetivos de la empresa. Usa esta idea como base de tu argumentación. ¿Qué problemas tienes en RR. HH. actualmente? ¿Cuáles son los objetivos que quieres conseguir, y qué necesitas para conseguirlos?

Infórmate más sobre Personio y ármate de buenos argumentos sobre nuestra solución de RR. HH. 

El problema de RR. HH.: las tareas administrativas me llevan demasiado tiempo. – El problema del CEO: no me molestes.

En otras palabras: tus problemas no son los problemas de tu CEO. Los problemas deben presentarse de manera que sean relevantes para toda la empresa, y hay que dejar claro que cuando los recursos humanos no son efectivos, toda la organización sufre. Si no se implementa una solución ahora, ¿qué impacto tendrá en la empresa?

Las siguientes afirmaciones te ayudarán a identificar y formular tus problemas. Para que tu CEO entienda la gravedad de la situación con la mayor claridad posible, tienes que dar datos y ejemplos específicos para cada argumento:

Presentarlo así puede ayudarte a convencer a tu CEO de invertir en un software de RR. HH. Puedes encontrar la plantilla de Power Point de esta presentación aquí. 

Tus metas (y por tanto, tus argumentos) deben partir de los retos a los que te enfrentas. Hazte esta pregunta: «¿Cómo mejoraría las cosas si usaras una plataforma de RR. HH.?».

Importante: cuando estés defendiendo un cambio, siempre debes cuantificar los beneficios de ese cambio usando cifras concretas, esto es, echando números.

Para formular tus argumentos/objetivos, no hagas una lista de las funciones de la plataforma. En su lugar, céntrate en los resultados: ¿cómo puedes resolver los problemas de tu empresa apoyandote en una solución digital? Deja claro que este software no solo beneficiará a RR. HH., sino que tendrá un impacto positivo en los objetivos de la empresa, por ejemplo, incrementando las ventas (contratando a trabajadores más rápido, trabajando de manera más productiva y dando oportunidades de desarrollo profesional).

Quizás tu problema sea algo así:

No presentes la solución con una afirmación tipo: «Con Personio, podríamos crear y publicar nuestras ofertas de empleo en una plataforma centralizada».

En su lugar, plantea el siguiente argumento: «Según nuestro plan de contratación, tenemos que contratar a 25 empleados nuevos este año. Si calculamos la carga de trabajo actual por contratación, necesitaríamos 1,5 trabajadores de RR. HH más. Al usar una plataforma online, podríamos diseñar nuestros procesos de manera tan eficaz que seríamos capaces de cumplir el objetivo de contratación con el personal existente y no necesitaríamos a una persona extra».

Puedes encontrar más ejemplos aquí:

¿Quieres usar esta presentación para convencer a tu CEO? ¡Toda tuya! Descárgala gratis aquí.

Es necesario implicar a varias personas distintas en el proceso de implementación del software. Esto debe comunicarse a la directiva desde el principio para evitar sorpresas más tarde. Para implementar la solución en cuatro semanas, todos los empleados implicados tendrían que trabajar un total de 40 horas a la semana en el proyecto.

Pide más información sobre Personio y disfruta de nuestra plataforma de RR. HH. con una demo personalizada.

• RR. HH. (idealmente, dos personas):

  • Un gestor de proyectos, que coordinará los procesos con el proveedor del software y hará las veces de persona de referencia del sistema.

  • Posiblemente también sea necesario contar con alguien que pueda ayudar a recopilar los datos necesarios, por ejemplo, un estudiante en prácticas.

• TI: para facilitar apoyo a la implementación.

• Departamento legal: para verificar los términos del contrato.

• Responsable de protección de datos: para asegurar el cumplimiento en protección de datos.

• Personas de contacto de los departamentos: para colaborar en la comunicación interna.

• Cuando corresponda: comité de empresa, que aprobará la implementación.

¿Cuánto me va a costar? Esta pregunta es inevitable. Recuerda: para tu CEO, el objetivo es reducir costes, así que prepárate para ir más allá: preséntale también el ahorro a largo plazo que conseguiréis utilizando esta solución.

Nota: los cálculos a continuación se basan en nuestra experiencia trabajando con más de 1000 clientes. Tus resultados pueden ser diferentes, ya que no podemos garantizar que los números sean exactamente los mismos en tu situación.

¡Es demasiado caro! Esto es lo primero que dicen la mayoría de los directivos cuando el departamento de RR. HH. les pide adquirir un software especializado. Pero lo cierto es que una plataforma de RR. HH. puede ayudar a reducir costes. Por eso es importante poder enseñarle a tu CEO el ahorro a largo plazo para la empresa. El coste del primer año de Personio, incluyendo software e implementación, es de 18 331 €. Los costes de personal para tu empresa estarán en torno a 9000 €, lo que significa una inversión total de 27 331 €.

Esto debe valorarse teniendo en cuenta el retorno de la inversión a través de ahorro en el área de administración, en la optimización de la contratación de empleados y en ganancias de oportunidad.

Hay un enorme potencial de ahorro en el área administrativa. Hemos comprobado que muchos de nuestros clientes pueden reducir la carga de trabajo administrativa en un 30-35 %. En el ejemplo de arriba, hemos asumido que RR. HH. podrá reducir los costes en un 25 % anual. Otros empleados ahorrarían 30 minutos de tiempo de trabajo al mes. En el ejemplo, hemos calculado que el sueldo medio es de 25 € la hora, lo que significaría un ahorro total de 30 000 €.

Las soluciones de contratación modernas pueden ayudarle a atraer más solicitudes o a pasar más tiempo de calidad evaluando las que reciba. Por ejemplo, nuestros clientes nos han informado de que el número de solicitudes recibidas se ha incrementado en un 100-200 %, pero siguen sin necesitar personal adicional. Nota: en el ejemplo de arriba hemos usado valores empíricos para el importe citado (32 995 €).

Una solución como Personio te permite optimizar muchos procesos, como la incorporación de empleados o el desarrollo del talento. Esto mejora la satisfacción de los empleados, lo cual tiene un efecto positivo en la retención del talento. La experiencia ha demostrado que cuando se usa un software de RR. HH., el índice de rotación se reduce un 25 %.

Por ejemplo: si una empresa que no emplea ningún software normalmente pierde doce empleados por año, al implementar la solución este número se reduciría a nueve. Según los estudios que se han realizado sobre el tema, cada vez que un empleado deja la empresa esto le supone un coste de 43 069 € a la compañía. Por tanto, retener a tres empleados supone un ahorro de 129 207 €.

Sin embargo, vas a invertir el tiempo (y por tanto el dinero) ahorrado en formación de personal. Y tu equipo hará lo mismo proporcionalmente. Así que hay que descontar esta inversión de los beneficios totales. En el ejemplo anterior, esto supone 40 600 € (25 000 € para RR. HH., 15 600 € proporcionalmente para el equipo).

Asume que la recuperación de costes será exponencial. Matemáticamente, esto ocurrirá pasados 1,6 meses. Sin embargo, dado que primero es necesario implementar algunos procesos e integrarlos en las rutinas de la empresa, la recuperación del importe invertido llevará entre tres y cuatro meses.

Llegados a este punto de la conversación, ya le habrás facilitado un montón de información a tu CEO, lo que dará lugar a algunas preguntas. Naturalmente, querrá examinar algunos de los datos con más detalle.

Es muy sencillo: porque usar un software de RR. HH. resultará en un ahorro de costes. En el ejemplo anterior, invertirías 27 331 € en software, pero el retorno sería seis veces más: 176 602 €. Viéndolo desde la perspectiva opuesta, si no implementas el software ahora, te perderás el ahorro anual en costes administrativos y el resultante de optimizar la contratación de empleados, además de las ganancias de oportunidad: 217 202 € al año en total.

Recuerda: el software no solo os ahorra tiempo en procesos administrativos a ti y a tus compañeros, lo que ya supone un ahorro en costes por sí mismo, sino que también te aporta los recursos que necesitas para gestionar cuestiones como la retención y el desarrollo profesional de los empleados.

En un buen escenario, habrás sumado puntos por tus conocimientos sobre proveedores, y por eso en el siguiente paso tu CEO querrá saber qué proveedor tienes en mente y por qué lo has escogido.

Por supuesto, nos encantaría escuchar que estás planteándote escoger Personio como tu socio estratégico de RR. HH. Los siguientes puntos reflejan nuestras fortalezas y explican lo que nos diferencia de otros proveedores:

• Nuestra prioridad en Personio: estamos trabajando a toda velocidad para mejorar nuestro sistema y nos esforzamos constantemente tanto en desarrollar nuevas funciones como en ampliar las existentes. La prueba de ello está en nuestros más de 1000 clientes. En esta página podrás encontrar más información sobre Personio.

• Costes: el precio depende del número de empleados y del paquete que escojas. Para más información sobre precios, visita esta página.

• Protección de datos: Personio cumple con todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos de la UE, tanto en nuestro software como a nivel de empresa. Servicio y asistencia: puedes ponerte en contacto con nosotros durante el horario laboral estándar de España, por correo electrónico, por teléfono o a través de nuestro Help Center en nuestra web. Responderemos a tus solicitudes en un plazo de cuatro horas.

• Una herramienta centralizada, en la que se almacenan y modifican todos los datos. Esto evita tener que cambiar entre diferentes herramientas y previene los errores que pueden ocurrir cuando usas soluciones creadas por ti mismo. Personio puede combinarse con otras soluciones de RR. HH. para optimizar aún más tus tareas.

La primera conversación no va a ser suficiente para convencer al CEO de tu empresa para que invierta en software de RR. HH., pero al menos puedes iniciar la conversación y orientarla en la dirección correcta. Lo importante es que no des la reunión por terminada hasta conseguir resultados.

Quieres que tu CEO siga pensando en implementar este tipo de soluciones, así que haz que se comprometa con los siguientes pasos: ¿cuándo podéis volver a reuniros para hacer un seguimiento? ¿Qué información necesita, y para cuándo? ¿Qué otros obstáculos hay para implementar el software y cómo puedes ayudar a eliminarlos?