Cómo incorporar la IA de manera rentable y eficiente en una PYME

Conseguir que los empleados estén al tanto de todas las políticas y novedades de Recursos Humanos de la empresa es una práctica recomendada para todas las organizaciones, sin importar su tamaño. Sin embargo, muchas veces las preguntas que llegan a oídos de los managers y responsables de RR. HH.  pueden resultar repetitivas y convertirse en una carga de trabajo manual que requiere de mucho tiempo, tanto para responder las preguntas como para buscar la información necesaria.

Afortunadamente, con el desarrollo de la tecnología basada en Inteligencia Artificial, esta situación puede simplificarse y resolverse en un par de clics. Hasta ahora, pasábamos horas intentando acceder a la información de cada empleado, coordinando reuniones y llamadas, y preocupándonos por comunicar de manera clara y homogénea cada respuesta. Ahora, con la incorporación de herramientas basadas en IA, las empresas pueden ofrecer a sus empleados acceso a toda su información actualizada, en tiempo real y de manera personalizada, para que se saquen todas sus dudas sin necesidad de pasar por el departamento de Recursos Humanos. 

Y esto tiene un doble valor: por un lado, mejora la experiencia del empleado brindándole la información que necesita con transparencia e inmediatez, y por otro lado, disminuye la carga de trabajo manual de los profesionales de Recursos Humanos. Así, les permite a ambos grupos enfocarse en tareas de mayor valor añadido como el diseño de la estrategia de captación y retención de talento. 

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Si aún no la conoces, el sistema de automatización e integración de herramientas que explota al máximo estos beneficios se llama Personio Conversations y se trata de un centro de ayuda basado en IA y desarrollado para gestionar todas las preguntas, solicitudes, aprobaciones y procesos de los empleados desde un único sitio desde el que tanto empleados como gestores de Recursos Humanos acceden a toda la información actualizada, en tiempo real, en unos pocos clics. Con este sistema, los empleados reciben asistencia en el canal que prefieran (Slack, Teams, correo electrónico, etc.), pero el equipo de Recursos Humanos no necesita revisar cada plataforma por separado porque Personio Conversations cuenta con integraciones nativas con todas estas plataformas. Esto último, además, facilita su adopción en las empresas que no cuentan con soporte del equipo de IT para incorporar nuevas tecnologías, que suele ser una de las trabas más frecuentes a la hora de digitalizar las empresas en España.

Hemos hablado ya del impacto favorable que la Inteligencia Artificial tiene en la experiencia del empleado y en el trabajo cotidiano de los profesionales de Recursos Humanos. Ahora, la pregunta más frecuente entre los empresarios y directivos españoles es: ¿cómo conseguimos incorporar IA de manera rentable en una empresa pequeña o mediana?

Para lograrlo, recomendamos hacer el siguiente análisis interno en cada empresa:

El ejercicio consiste en analizar en profundidad cuáles son las  áreas y procesos en las que se requiere mayor optimización en el corto y medio plazo, y cuáles son las que mayor impacto positivo tendrían dentro de la empresa. Por ejemplo, la selección de talento, la gestión del desempeño, la capacitación y el desarrollo, entre otros. El objetivo es optimizar las tareas que consumen tiempo y recursos por parte de los responsables de cada área, y lo que buscamos en esta fase es obtener un reporte sobre cuáles son los 5 ó 10 procesos que más recursos demandan actualmente, para poder seguir adelante con el análisis.

Una vez que conocemos cuáles son los procesos que necesitamos optimizar, debemos establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) y objetivos clave de resultados (OKRs); es decir, plantearnos hasta dónde queremos optimizar nuestro departamento de Recursos Humanos con la Inteligencia Artificial. Los indicadores más frecuentes suelen incluir la reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas, el aumento de la precisión en la selección de candidatos, la mejora en la retención de empleados, etc. Por su parte, los OKRs deben estar alineados con metas tangibles y cuantificables, como la disminución de los costos operativos y la mejora de la productividad, una tarea que suele hacer el departamento de Recursos Humanos con el de Finanzas, en conjunto.

Una vez tenemos claros los objetivos a los que queremos llegar y qué procesos queremos optimizar para conseguirlo, necesitamos aterrizar ambas cosas a las posibilidades reales que la Inteligencia Artificial nos brinda a día de hoy. Si todavía no tienes claro qué puede hacer la IA por ti, te recomendamos explorar Personio Conversations, la IA de Recursos Humanos más completa y accesible para empresas pequeñas y medianas. Una vez que selecciones la herramienta que adoptarás, debes definir cuáles de tus procesos actuales se verán modificados o eliminados, ya que serán automatizados y mantener a todos los empleados informados sobre estos cambios. Recuerda: una de las claves de la transformación digital es la transparencia en la comunicación durante la transición hacia el nuevo entorno de trabajo.

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Con la implementación de la nueva herramienta, los responsables de Recursos Humanos y de Finanzas deben seguir trabajando en conjunto para analizar el impacto económico de la transformación digital de la empresa. En este punto, hay que prestar especial atención a la reducción de costes operativos y la mejora de la eficiencia obtenida. Para ello, serán especialmente útiles tanto los objetivos operativos y estratégicos planteados anteriormente como los datos de la situación inicial de la que partíamos antes de implementar la Inteligencia Artificial: al comparar unos con otros, debemos ver una mejora significativa en los indicadores de éxito que se establecieron al comienzo del proyecto, cuantificarlos y tenerlos en cuenta en caso de que queramos repetir el proceso para seguir digitalizando otros procesos de la compañía.

En definitiva, la inteligencia artificial permite a las PYME mejorar la experiencia de sus empleados con la ayuda de centros de atención al empleado y asistentes virtuales. Y al mismo tiempo, simplifica el trabajo de los profesionales de Recursos Humanos dejándoles más tiempo para diseñar estrategias más robustas que respalden mejor los objetivos de negocio de sus empresas. Y finalmente, el avance en automatización y robotización que implica, termina aportando un gran valor al negocio y un retorno de la inversión que actúa como catalizador del crecimiento de la compañía. ¿Te gustaría aprender cómo nuestra IA puede ayudarte a conseguir tus objetivos? Reserva una demo personalizada aquí.