Pequeñas empresas: 7 claves para elegir el mejor software de RR. HH.

En este artículo, exploramos a fondo las necesidades más frecuentes de las pequeñas empresas al seleccionar un software de RR. HH., y cómo Personio, una solución tecnológica líder en el mercado que ha ayudado ya a más de 10.000 empresas en toda Europa, puede ser un aliado clave para las pequeñas empresas españolas.

Si los empleados son el motor que impulsa el crecimiento de las pequeñas empresas, las estrategias de RR. HH. son el combustible de ese motor. Una buena estrategia de RR. HH. debe estar respaldada por datos de alta calidad y conlleva el diseño de procesos operativos eficientes que, para que sean realmente óptimas, deben ser automatizados tanto como sea posible. Esto se logra a través de un software que sea capaz de integrar toda la gestión diaria de RR. HH. y los datos de los empleados en un único lugar que sea seguro, confiable y accesible.

Personio facilita el diseño y la ejecución de estrategias efectivas, porque proporciona una solución tecnológica rápida de implementar y muy fácil de usar, que simplifica la recopilación de datos de calidad y ofrece informes y gráficos que son muy útiles a la hora de una toma de decisiones precisa. Un ejemplo claro de esto son los informes que permiten tener una visión general del crecimiento de la plantilla, la estructura salarial y los indicadores clave de productividad y de los RR. HH. en general. De esta manera, ayudamos a reafirmar la visión de que la optimización de la gestión de talento y la escalabilidad de sus procesos operativos son pilares clave para impulsar el éxito de las pequeñas empresas.

Uno de los desafíos más frecuentes a los que las pequeñas empresas se enfrentan en su día a día es la necesidad de optimizar al máximo sus recursos disponibles para maximizar la productividad. En pocas palabras, necesitan hacer más con menos para seguir siendo competitivos en sus mercados. Esto, aterrizado al ámbito de los RR. HH., tiene mucho sentido cuando analizamos las tareas administrativas que este departamento tiene que llevar a cabo.

Los procesos manuales de RR. HH. (por ejemplo, la gestión de solicitudes de baja o la preparación de nóminas o bonus) no son los más eficientes porque tienden a reproducir errores que derivan en datos de mala calidad que a su vez inducen a una toma de decisiones incorrecta o sesgada. 

Veamos un ejemplo concreto. Los datos de los empleados suelen estar dispersos entre varias hojas de cálculo y herramientas diversas, lo cual puede ser un lastre para responsables del departamento de Recursos Humanos. 

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En este sentido, y para contribuir a la optimización de recursos en pequeñas empresas, RR. HH. debe conseguir que la dirección de la empresa tome conciencia de este reto y apoye la decisión de adoptar un buen software de RR. HH. Para ello, los responsables de RR. HH. pueden argumentar fácilmente que una herramienta como ésta es una gran solución ya que simplifica los procesos operativos reduciendo significativamente la carga de trabajo administrativa. De hecho, el tiempo dedicado a este tipo de tareas disminuye más de un 35% tras la implementación de Personio. Como resultado, los costes operativos disminuyen y los trabajadores consiguen liberar tiempo para enfocarse en lo que realmente importa: las personas y las estrategias que más valor añaden al negocio.

El trabajo diario no debería ser sinónimo de complicaciones sino, por el contrario, debería contribuir e impulsar el crecimiento de la empresa y de las personas que forman parte de ella. Sin embargo, cuando el equipo de Recursos Humanos está mayormente dedicado a la gestión de tareas repetitivas, su motivación (y la de los empleados) decrece y, con ella, la productividad cae. De ahí la importancia de sistematizar el trabajo repetitivo e implementar un software que sea verdaderamente capaz de canalizar estos sistemas y de gestionarlos correctamente para permitir a las personas que se dediquen a tareas más estratégicas y que aporten mayor valor. Esto, a medio y largo plazo, no sólo repercute en la productividad de los equipos sino también en su motivación y en la experiencia del empleado. 

Entendiendo esto, es fácil darse cuenta del valor que un software de RR. HH. ofrece a las pequeñas empresas. Concretamente, Personio permite simplificar tareas repetitivas como la creación de contratos, la publicación de ofertas de empleo y la creación de nóminas, ahorrando horas de trabajo manual a sus responsables. Y no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la experiencia del empleado y facilita la toma de decisiones basadas en datos precisos, trazables y transparentes, lo cual hace una gran diferencia en las pequeñas empresas. 

Debido a la falta de recursos y procesos claramente definidos, los procesos de contratación y onboarding en las pequeñas empresas a menudo pueden resultar lentos y desorganizados. Un ejemplo claro de esto es que muchas veces se pierden candidatos porque las empresas tardan demasiado tiempo en responderles, lo cual genera una percepción negativa en ellos. Otra situación frecuente es la contratación y la gestión de empleados en remoto, ya que muchas veces el proceso se demora porque la empresa no dispone de las herramientas digitales necesarias para gestionar ágilmente este tipo de contrataciones. 

Con Personio, estos procesos se vuelven más eficientes y mejoran significativamente la experiencia del candidato y posible futuro empleado. ¿Cómo? Automatizando y personalizando los procesos y, por supuesto, garantizando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. De esta manera, conseguimos no sólo agilizar el trabajo sino también mejorar la percepción y la satisfacción del candidato, lo que se traduce en menos tiempo a la hora de contratar un nuevo integrante del equipo. ¿Lo mejor? ¡Conseguir los objetivos sin tener que asignar más recursos!

La mayoría de las empresas españolas están notando que sus tasas de rotación de empleados aumentan. Y donde más impacta esta problemática es en las pequeñas empresas, ya que los equipos de trabajo son más pequeños y la ausencia imprevista de un empleado puede generar paradas de productividad y el coste de un proceso de contratación es elevado. En pocas palabras: la rotación de los empleados no sólo es un problema a nivel de costes sino que además desestabiliza el funcionamiento cotidiano de las pequeñas empresas.  

Para combatir esta situación, resulta útil implementar tecnología que aborde ambos retos con una solución escalable: por un lado, mantener talento y por otro, conseguir una gestión de personal eficiente. En este sentido, Personio permite ahorrar hasta un 66% de tiempo dedicado a tareas de Recursos Humanos simplificando los procesos, con seguridad y confianza. 

Si has llegado hasta aquí, entenderás que la adopción del software de RR. HH. correcto implica un retorno de la inversión positivo, teniendo en cuenta que implica un ahorro significativo en costes administrativos y una optimización de procesos y productividad considerable.

Después de trabajar con más de 10.000 clientes en toda Europa, desde Personio hemos comprobado que una empresa pequeña puede reducir sus costes de RR. HH. hasta un 25% anual implementando nuestro software. Además, en España, las pequeñas empresas tienen la oportunidad de solicitar la ayuda para la digitalización de las Pymes a través del Kit Digital y así contar con Personio durante un año completo.

En resumen, elegir el software de RR. HH. apropiado para una pequeña empresa es una decisión que debe considerar todos los factores que hemos comentado a lo largo de este artículo. Lo más importante es encontrar la solución tecnológica que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa y que sea capaz de optimizar al máximo la productividad de sus equipos de trabajo. Por eso, desde Personio te invitamos a una demo gratuita para que descubras por qué somos el mejor software de RR. HH. que tu empresa puede adoptar. Simplifica, optimiza y crece con Personio.

La base de una cultura empresarial es la confianza: construir un entorno de trabajo donde los empleados se sientan seguros y alentados a informar sobre irregularidades laborales sin temores a represalias. 

Además, con la nueva Ley Europea sobre la denuncia de irregularidades, las pequeñas empresas están obligadas a poner a disposición de los empleados (y de terceros) un canal de denuncias transparente, accesible y anónimo. Esto puede resultar complicado para las pequeñas empresas si no tienen un conocimiento profundo de la normativa ni muchos recursos para destinar a su cumplimiento. Afortunadamente, existen herramientas digitales como Personio Whistleblowing para resolver este reto. 

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Personio Whistleblowing es una solución integrada dentro de nuestra plataforma que permite tanto a empleados como a terceros denunciar infracciones de forma segura y anónima, en unos pocos segundos. Con esta solución, todos los empleados podrán informar a la compañía sobre cualquier irregularidad que perciban en unos pocos clics desde la propia cuenta de Personio. De esta manera, no sólo se consigue añadir un elemento de confianza más a la empresa sino que además facilita la labor de los responsables de RR. HH. a la hora de gestionar las denuncias y las irregularidades que puedan ocurrir dentro de la empresa, a la vez que se cumple con la normativa europea y se evita posibles sanciones.