6 maneras inteligentes con las que Personio ahorra tiempo a su propio departamento de RR. HH.

Como ocurre en muchos departamentos de RR. HH., el equipo de Lauren, antes de trabajar en Personio, dependía en gran medida de las hojas de cálculo para almacenar los datos. Este proceso rápidamente se convirtió en una pérdida de tiempo: "Las hojas de cálculo eran muy difíciles de mantener y era muy complicado mantenerlas todas actualizadas".

Lauren señala otro gran problema con el uso de hojas de cálculo: proporcionan cero transparencia para los empleados. Esto supone que, desde RR. HH., a menudo tienen que dedicar tiempo a enviar información a los empleados, como los días de vacaciones restantes, por ejemplo. 

Personio, en cambio, permite a los empleados actualizar sus datos en cualquier momento y a RR. HH. recopilar rápidamente la información que necesita para sus análisis e informes. Lauren explica: "Personio me ha permitido sacar informes en segundos, acceder a los datos de los empleados, revisar sus salarios y mucho más. Hace que mi función diaria sea mucho más eficiente".

La realidad es que gran parte del trabajo diario del departamento de RR. HH. consiste en aprobar cierta documentación y solicitudes. Pero ser esta columna vertebral dentro de la empresa no tiene por qué ocupar gran parte de tu día.

El equipo de Lauren trabaja a diario con Personio para minimizar esto: "Nuestra jornada suele comenzar con la aprobación de las bajas por enfermedad de los empleados, la comprobación de los certificados y la aprobación de las horas trabajadas".

Afortunadamente, con el motor de flujo de trabajo de Personio, esto puede hacerse con un solo clic, lo que hace que el proceso sea un 25% más rápido que si lo hicieran manualmente. Esto documentará automáticamente la solicitud y notificará al empleado que ha sido aprobada, ahorrando el envío de correos electrónicos y la actualización y subida de documentos.

No encontrar los archivos correctos puede retrasar a cualquier empleado. Para el equipo de Lauren, aquí es donde han ahorrado más tiempo: "No podríamos hacer nuestro trabajo sin Personio. Nos permite acceder a los datos que necesitamos a diario para desempeñar nuestras funciones".

Por ejemplo, su equipo puede consultar el organigrama para ver en qué equipo y departamento se encuentra cada persona. Y "las diferentes partes interesadas pueden acceder a la información que necesitan, y sacar informes sobre los salarios de su equipo".

A los empleados les permite almacenar toda su información en un único lugar: "Los documentos se almacenan automáticamente en su perfil para que no tengan que guardar los documentos en una carpeta propia". Esto significa que los archivos importantes nunca se pierden y ya no tienen que enviarlos desde RR. HH. Por tanto, se ahorra tiempo tanto desde RR. HH. como por parte de los propios empleados.

Esta mayor visibilidad no sólo ayuda a garantizar que las partes interesadas acceden a los datos que necesitan. También asegura que nunca trabajen con información incorrecta o inexacta. 

"Personio nos ahorra tiempo a diario", asegura Lauren. Por ejemplo, en lugar de actualizar diferentes hojas de cálculo para cada parte interesada, se centraliza toda la información actualizada en Personio, permaneciendo accesible para todas las partes en una única gestión.

Lauren explica que esto permite visualizar cualquier actualización que se haya hecho en el sistema. Esto no sólo elimina el margen de error humano (como olvidarse de actualizar una de las muchas hojas de cálculo o introducir los datos incorrectamente), sino que siempre mantiene a las partes interesadas al tanto de cualquier cambio importante en cada Expediente Digital del Empleado.

Todo esto sin mencionar el tiempo que esta actualización automática en todos los sistemas ahorra a los equipos de RR. HH. como el de Lauren. "Diría que pasamos un 25% menos de tiempo teniendo que hacer mantenimiento de datos, actualizaciones manuales, registros y aprobaciones manuales".

La creación de un proceso rápido y sin complicaciones para solicitar y aprobar las vacaciones es esencial para el bienestar general de los empleados y para garantizar que los equipos de RR. HH. tengan tiempo para su trabajo estratégico.

En España tenemos, al menos, tres grandes periodos vacacionales (Verano, Navidad y Semana Santa), lo que implica aprobaciones aparentemente interminables para las solicitudes que realiza cada empleado en cada uno de esos periodos. Pero no tiene por qué ser así, como explica Lauren:

"Mi equipo utiliza mucho el tablero de gestión de ausencias  para saber quién está de vacaciones en cada momento". Esto también le da al equipo la posibilidad de aprobar todas las solicitudes de permisos pendientes con un solo clic y de realizar cualquier cambio necesario, como ajustar la nómina, por ejemplo.

Y lo que es más importante, el sistema de gestión de ausencias de Personio ahorra tiempo a todos y cada uno de los empleados. Nunca hay necesidad de que los empleados se pongan en contacto con su gerente o con RR. HH. para hablar de sus vacaciones: "Personio permite a los empleados solicitar permisos, ver sus días pendientes y planificar su tiempo libre a través del sistema".

No hace falta tener muchos empleados para que el mantenimiento de los datos sea un dolor de cabeza para RR. HH. Una de las funciones favoritas de Lauren lo evita: 

"Personalmente, lo que más uso es la función de importación, que me permite hacer importaciones masivas de datos". ¿El resultado? "No tengo que actualizar individualmente, uno por uno, el perfil de cada empleado". Queda claro el  gran ahorro de tiempo que supone para Lauren.

Recientemente, Harvard Business Review incluyó la experiencia del empleado como una de las principales formas de mejorar la retención durante la Gran Renuncia (o como nos gusta llamarla, "la Gran Reevaluación"). Como los buenos profesionales de RR. HH. saben, los empleados tienen grandes expectativas sobre su lugar de trabajo y, en consecuencia, sobre su experiencia de RR. HH., que debe ser personalizada.

El equipo de Lauren ha utilizado Personio para crear este camino para sus empleados utilizando la función en el backend: "Esto nos permite decidir lo que cada empleado puede ver en el sistema, como su derecho a la baja por paternidad, en función del país concreto".

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