Cómo los softwares de gestión pueden ayudar a las PYMES a reducir costes y alcanzar el éxito

Las mejoras en la eficiencia proporcionadas por la tecnología son fundamentales para los equipos de RR. HH. El último HR Study de Personio revela que el 56% de las PYMES españolas siente que los procesos ineficientes la frenan y casi seis de cada diez directores de RR. HH. afirma que las gestiones administrativas innecesarias y las tareas repetitivas ralentizan su negocio.

En la actualidad, sólo el 30% de los departamentos de RR. HH. cuenta con unos procesos completamente digitalizados. En el estudio se observa que la experiencia y el rendimiento de los empleados serán decisivos para dirigir un negocio productivo en 2023. El 22% de los directores quiere que su empresa mejore la efectividad de sus tareas relacionadas con su labor diaria y el 40% piensa que la eficiencia de los procesos mejoraría su capacidad de actuación.

En el caso de Personio, más de 8.000 PYMES lo utilizan ya en su día a día y se benefician de Personio Conversations, una funcionalidad que conecta las herramientas de distintos departamentos para que se comuniquen de manera automatizada. Así el trabajo funciona de manera fluida y el equipo se vuelve más productivo.

La digitalización del departamento de RR. HH. permite a las PYMES centrarse en otras tareas más importantes y con la ventaja de la integración de datos y procesos en un solo software. El último HR Study recoge que el 37% de los empleados invierte más de 3 horas semanales en tareas de RR. HH. no relacionadas con su labor diaria.

Además, cabe destacar que, al ser una plataforma online, pueden enviar y recibir facturas, informes y documentos importantes de manera electrónica, lo que permite ahorrar costes de impresión y almacenamiento:

El software de gestión de RR. HH. permite automatizar tareas administrativas, que pueden ser repetitivas y rutinarias como el registro de horas, la gestión de la nómina y del tiempo o el seguimiento de las vacaciones, entre otras. Esto ahorra tiempo, minimiza la carga de trabajo manual para los empleados y reduce los costes. 

Los expedientes digitales quedan almacenados en un fichero centralizado, lo que facilita a los empleados acceder a la información en tiempo real y tomar decisiones informadas y rápidas, permitiéndoles ahorrar tiempo que pueden dedicar a otras tareas. Así, podrán acceder a su información personal y los datos estarán almacenados de forma correcta, segura y conforme a la normativa vigente. 

La automatización de tareas administrativas agiliza los procesos y mejora la eficiencia, reduciendo el tiempo que se dedica a estas labores. Asimismo, el software de gestión puede reducir errores humanos y garantizar la precisión de los datos. Según el estudio de Personio, el 41% de los empleados pierde tiempo en tareas administrativas que no tiene nada que ver con su trabajo. Entre ellos, el 83% pierde hasta 8 horas semanales dedicándose a temas administrativos.

En resumen, la digitalización de las pequeñas y medianas empresas es un factor determinante para obtener una mayor eficiencia y productividad en los procesos administrativos, logrando la satisfacción de los trabajadores y favoreciendo la captación y retención de talento. Reflejándose, además, en la reducción de costes y, por ende, en el incremento de los beneficios de la compañía.