De administrador a socio estratégico

En colaboración con su departamento tecnológico interno y con usuarios de prueba de la plantilla de la agencia, el departamento de Recursos Humanos probó varias herramientas, desde soluciones aisladas hasta aplicaciones informáticas integrales. Todo esto tuvo que hacerse bajo una inmensa presión en cuanto al tiempo, ya que algunos aspectos importantes de la antigua herramienta ya no estaban disponibles. El equipo se decidió entonces por Personio, porque el software era muy personalizable y podía adaptarse a los requisitos específicos de UNO Flüchtlingshilfe. "Había tres puntos clave que la herramienta tenía que cumplir: un seguimiento intuitivo del tiempo, un manejo sencillo de nuestros modelos individuales a tiempo parcial y, por último, pero no por ello menos importante, funciones superiores de protección de datos", explica Julia. 

Una vez tomada la decisión, todo fue sobre ruedas. "El equipo de Personio nos hizo la vida muy fácil. Desde la oferta de precios para organizaciones sin ánimo de lucro, que se adapta perfectamente a nuestra organización basada en donaciones, hasta un gran nivel de entendimiento en cuanto a lo que necesitábamos. La confianza fue la gran base de nuestra comunicación, debido en gran parte porque nuestra principal persona de contacto comprendió inmediatamente lo que yo, como responsable de Recursos Humanos, necesitaba", apunta Julia. 

Solo quedaban cuatro semanas para implantar la nueva herramienta. "Tuvimos que cambiar rápidamente de la antigua herramienta a Personio. No queríamos pasar por una fase de transición. Por este motivo, muchos expedientes de personal tuvieron que seguir digitalizándose durante y después de la aplicación. En general, todo fue como la seda, también gracias a nuestro gestor de implantación. Pudimos aclarar cualquier punto pendiente directamente en las llamadas y también hicimos uso de la comunidad Personio Community. Cuando creamos las funciones y trabajamos en la configuración del software, la asistencia fue estupenda", recuerda Julia. 

"Desde que utilizamos el software, nuestros procesos están mucho más estructurados.  Personio me ha quitado un gran peso de la cabeza y se encarga ahora de una gran lista de tareas que tenía pendientes. Hacer las cosas manualmente suele llevar a errores, algo que ya ha pasado a la historia", resume Julia. "Desde que implantamos Personio, tenemos una combinación óptima de procesos administrativos automatizados en un único sistema, que podemos optimizar mediante nuestro trabajo estratégico y hacer que todo sea aún mejor".

Por último, el equipo puede centrarse en la contratación, que antes de Personio no funcionaba de forma óptima debido a los procesos manuales y los sistemas de archivo. "Hemos crecido mucho, así que queremos estandarizar más el proceso de contratación para reforzar tanto la experiencia del usuario como nuestro employer branding". También es fácil incluir al comité de empresa en el proceso, de modo que no se pasa nada por alto ni se olvida nada, y siempre se sabe en qué fase del proceso se está en cada momento".

Además, Julia se ocupa ahora de tareas altamente estratégicas, como el desarrollo organizativo. El desarrollo de un entorno de trabajo híbrido es, por tanto, una prioridad. En el siguiente paso, el equipo de Recursos Humanos quiere utilizar Personio para llevar los temas de gestión del rendimiento y los procesos de feedback a un nuevo nivel. Los módulos correspondientes se implantarán en breve. 

• Mejor comunicación

• Más tiempo para desarrollar la organización

• Posibilidad de un trabajo integral de Recursos Humanos

"Es una combinación apasionante de la naturaleza integral del sistema, por un lado, y su modularidad, por otro. Muchos de los detalles son personalizables, para que pueda alcanzar exactamente mis objetivos. Se nota que se ha puesto mucho cariño en este sistema. Hemos recibido los mejores comentarios de nuestros empleados: Ya no tenemos quejas".